Prise d'inventaire physique - Importation Excel

Objectif

L’importation d’un fichier Excel dans la prise d’inventaire physique permet d’importer le matériel à une date donnée et d’ajuster l’inventaire du système en fonction de cet inventaire.

 

Lors du transfert de la prise d’inventaire physique, le système génère une transaction de transfert entre projets, si nécessaire, et affecte le projet et le compte de grand livre identifié dans le groupe ou l’activité spécifié(e) dans les Configurations diverses afin d’ajuster le montant d’inventaire à la comptabilité. Le système utilise également les configurations des sections Inventaire (projet-activité-groupe) et Ajustement prise d’inventaire physique (projet-activité-groupe) des Configurations diverses pour générer la transaction.

 

Prérequis

 

Étapes

Importer un fichier Excel pour la prise d’inventaire physique

  1. À partir de l’écran Prise d’inventaire physique, cliquer sur l’icône Importation d’un fichier Excel.
  2. Sélectionner le fichier Excel à importer et cliquer sur Accepter.
  3. Compléter l’onglet Importation selon vos besoins :
    1. Section Valeurs par défaut :

    Champs

    Description

    Date*

    Date de la prise d’inventaire matériel.

    NOTE : Le système affiche la première date de la grille de ventilation si une date existe dans le fichier Excel. Si aucune date n’est spécifiée dans le fichier Excel, le système prendra la date indiqué dans ce champ afin de créer les écritures d’ajustements.

    Référence*

    Sert à identifier la prise d’inventaire matériel.

    NOTE : Ce champ peut servir de filtre lors de la sortie de la Liste des écarts.
    1. Section Supprimer toutes les quantités des items qui ne figurent pas dans le fichier d’importation :
     

    Si cette case est cochée, le système va créer des lignes d’ajustement négatif afin de remettre l’inventaire à zéro pour les items qui ne sont pas dans le fichier Excel et qu’ils ont des quantités en inventaire dans l’emplacement et la borne de localisation spécifiée. Si la case n’est pas cochée, seules les lignes du fichier Excel seront affectées.

    Les champs Emplacement et Localisation sont obligatoires lorsque la case est cochée.

    Une transaction sera créée par date et par référence selon l’ordre séquentiel d’entrée dans le fichier Excel.

     

    Champs

    Description

    Emplacement

    Sert à identifier l’emplacement qui sera traité pour la suppression des items.

    Localisation

    Sert à identifier la localisation qui sera traité pour la suppression des items.

    NOTE : Il n’est pas obligatoire d’indiquer une localisation de début, mais il faut spécifier la localisation de fin.

    Pour traiter toutes les pièces de toutes les localisations, n’entrer rien dans la localisation de départ et indiquer ZZZZZZZ comme localisation de fin.
  4. Cliquer sur l’icône Valider le tableau afin que le système puisse vérifier le fichier et indiquer en rouge dans la grille de ventilation les erreurs répertoriées.
 

Il est possible de corriger les entrées dans la grille avant d’effectuer l’importation finale dans la prise d’inventaire physique.
  1. Cliquer sur l’icône Rechercher la prochaine erreur afin d’accéder à la prochaine erreur en rouge.
  2. Cliquer sur l’icône Appliquer afin de transférer le fichier Excel dans la prise d’inventaire physique.
 

À cette étape, le système créé la ou les transactions de Prise d’inventaire physique. Il est possible de rappeler les transactions pour visualiser la ventilation.

 

Voir aussi

 

Dernière modification : 20 septembre 2024